Cinq conseils pour (mieux) gérer ses mails

Les mails, vous en recevez des centaines tous les jours ? Voici cinq astuces pour sortir la tête de l’eau !

Il est parfaitement possible d’apprendre à gérer ses mails efficacement afin de se débarrasser de cette désagréable impression de n’avoir fait que lire-répondre-classer-supprimer (rayez les mentions inutiles) ses mails toute la journée. Martine Van Went, coach et fondatrice de AMV-Talents, nous a donné cinq conseils pour se réconcilier avec sa boîte mail et gagner du temps.

1- Consulter ses mails à heure fixe

Une petite pause, et hop ! la tentation vous prend de consulter vos mails. Ou bien, c’est plus fort que vous, une envie impérieuse vous tenaille de contrôler votre boîte de réception dix, quinze, vingt fois par jour, voire à l’infini, avec cette petite voix qui vous dit : “on ne sait jamais et si c’était urgent ?” Autant vous le dire tout de suite : vous perdez en productivité.

L’astuce : vous imposer des horaires fixes, trois ou quatre fois dans la journée, pour consulter vos mails –au-delà, c’est trop ! – en y consacrant une durée limitée (une quinzaine de minutes). Répondez tout de suite aux mails qui vous demanderont moins de deux minutes (prise de rendez-vous, par exemple, à noter direct dans votre agenda Outlook, avec nom, adresse et téléphone de votre correspondant).

Mettez de côté les mails qui demandent un temps de réflexion, et, afin de faire patienter votre correspondant, vous pouvez conserver dans votre bibliothèque des messages-types qui indiqueront un délai de réponse. Paramétrez également votre logiciel afin qu’il envoie automatiquement une formule de politesse et votre signature : ce sera toujours ça de gagné !

2- Désactiver ses notifications

Pendant que vous êtes en train de bosser, les interruptions – volontaires ou non – dévorent votre énergie et votre temps, même si elles n’ont l’air de rien, et nuisent à votre efficacité. “Il faut entre cinq et dix minutes pour retrouver sa concentration initiale. On a calculé que ces minutes cumulées représentaient, par an et par salarié, l’équivalent d’un mois de travail perdu !”, indique Martine Van Went.

L’astuce : désactivez la notification automatique d’arrivée des mails qui risque de vous déconcentrer. (Pour les plus accros, on peut aussi désactiver ses alertes mails, Facebook, WhatsApp, Instagram, etc. sur téléphone)3- Savoir utiliser d’autres canaux de communication“Les gens ont parfois tendance à confondre un mail avec un tchat. Ils s’attendent à ce qu’on leur réponde immédiatement”, note Martine Van Went. Pourtant, on met en général entre 24h et 48h à répondre à un mail. Conclusion : si vous avez besoin d’une information rapidement, il faut savoir passer par d’autres canaux de communication.L’astuce : en cas d’urgence, il est préférable de passer un coup de fil ou d’envoyer un SMS (moins intrusif). En général, on gagne du temps !

4- Classer ses mails

Pour chaque sujet en cours ou correspondant, créez des dossiers spécifiques dans votre boîte mail. “C’est particulièrement utile quand il s’agit de retracer l’historique de vos échanges”, souligne la professionnelle. De même, vous pouvez fabriquez des dossiers “mails urgents à traiter”, “mails en attente” ou encore “à lire” (pour les dossiers, les newsletters, les notes qui vous intéressent et que vous lirez quand vous aurez plus de temps). Sans oublier les dossiers ”archives”, une fois qu’un projet est terminé.

L’astuce : notez sur votre “to do list” ou sur votre agenda les mails auxquels vous devez répondre le lendemain pour ne pas les oublier. Ajoutez Google Desktop afin d’archiver automatiquement vos messages et les retrouver plus facilement. Ce logiciel sauvegarde un certain temps les mails effacés. Ce qui peut, dans certains cas, vous sauver la mise !

5- Clarifier ses messages : objet, destinataire, contenu

Méfiez-vous de la tentation du “répondre à tous” : “Identifiez dans la liste des destinataires les noms des personnes à qui vous devez les envoyer”, insiste Martine Van Went. Cela évitera d’inonder de messages ceux à qui ils ne sont pas destinés. Attention aussi aux mails en “copie cachée” et à ce que vous y écrivez : on ne sait jamais sous les yeux de qui un mail peut atterrir… L’objet du mail doit également être “parlant” : il doit donner aux destinataires l’envie de le lire et leur indiquer où vous vous voulez en venir. Par exemple : “Confirmation de ma présence le 29 septembre pour la réunion sur la levée de fonds”

L’astuce : le contenu de votre mail doit aller à l’essentiel en rappelant toujours le contexte si besoin. Pour les documents, envoyez-les en pièce jointe plutôt que dans le corps du mail : ils seront plus faciles à télécharger et à conserver.